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Wählen Sie im WebGeBIS4 das Register Kommunale Anwendungen sowie in diesem das Friedhofkataster aus der Liste aus und klicken Sie anschließend auf .  Wählen Sie in der Friedhofsverwaltung ggf. den entsprechenden Friedhof aus und klicken Sie auf das Menü Friedhof/Grabakte(n) verwalten. Suchen Sie mit Hilfe der Filtermöglichkeiten die gewünschte Grabakte und klicken Sie auf «Anlegen/Öffnen». Es wird die Übersicht der Grabakte geöffnet. Bitte wählen Sie das Kapitel Zustandsprüfungen im Informationsmanager (IM), d.h. in der Baumstruktur aus.

 

Abb. 1215 Zustandsprüfungen

 

In den in der Satzung festgelegten Abständen werden Kontrollgänge durchgeführt. Diese sollen nicht nur der Einhaltung der Ordnung schlechthin, sondern auch dazu dienen, den Zustand der Gräber periodisch zu beurteilen. Sofern hierbei Abweichungen von den Anforderungen der Satzung festgestellt werden, sind diese entsprechend zu dokumentieren. Neben der textuellen Beschreibung der Missstände sind auch Fotos möglich, da sie über Beweiskraft verfügen. Anschließend sind die Grabrechtseigentümer darüber in Kenntnis zu setzen und dafür Sorge zu tragen, dass unverzüglich der geforderte Zustand hergestellt wird. Alle Schritte von der Feststellung bis zur Beseitigung von Missständen können hier erfasst, ihre Ausführung geplant und überwacht werden.

 

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

 

–Legen Sie das Aktenzeichen fest und geben Sie das Durchführungsdatum der Kontrolle ein.

–Beurteilen Sie die Zustände für Grabmal, Einfassung, Pflege und Gestaltung durch Auswahl aus den Listen (deren Inhalt kann unter Einstellungen/Friedhöfe in Listen hinterlegt werden).

–Bei Bedarf ergänzen Sie die Einstufung, indem Sie aussagekräftige Bemerkungen erfassen. Die sollten Sie durch Hinzufügen eines den Zustand dokumentierenden Bildes ergänzen, das Sie im Bildbereich durch Klicken auf «Hinzufügen», Auswahl der Bilddatei und Bestätigen mit «Öffnen» einbinden. Sollten Sie ein anderes Bild besser geeignet finden, können Sie das vorhandene Bild durch Wiederholen der zuvor beschriebenen Prozedur ersetzen. Soll zu dieser Prüfung besser kein Bild hinterlegt werden, klicken Sie auf «Entfernen». Das Bild wird sofort ohne Rückfrage aus dem Protokoll entfernt.

–Sind Zustände als Beanstandung zu behandeln, so aktivieren Sie jeweils die entsprechende Option.

–Unter Auswertung können Sie den Status der Prüfung festlegen und Angaben dazu machen, wann das Anschreiben mit den Prüfergebnissen erstellt wurde, die Mängel zu beseitigen sind und die nächste Kontrolle geplant ist.

–Haben Sie alle Daten erfasst, klicken Sie auf , um die Protokolldaten in die unten stehende Liste zu übernehmen.

–Änderungen sind durch Klicken auf bzw. das Löschen mit  möglich.

–Um den Grabeigentümer vom Ergebnis der Kontrolle in Kenntnis zu setzen,  klicken Sie auf «Anschreiben drucken».

 

Wird bei einer Nachkontrolle festgestellt, dass der festgesetzte Termin der Beseitigung von Beanstandungen nicht eingehalten wurde oder diese nicht korrekt erfolgte etc., können Sie weitere Schreiben auf Basis individuell erstellter Vorlagen erstellen. Klicken Sie auf , wählen, öffnen und drucken Sie Ihre Vorlage. Bitte vergessen Sie nicht, dieses Dokument dem Schriftverkehr manuell hinzuzufügen.  

 

In der Verwaltung der Grabakten haben Sie die Möglichkeit, die Grabmalgenehmigungen und Zustandsprüfungen im Bereich "Sonstiges" zu analysieren und bspw. zu ermitteln, welche Maßnahmen in einem festzulegenden Zeitraum geplant sind und welche Grabstätten davon betroffen sind.