Kommunale Anwendungen > Friedhofkataster (FK) > Friedhofsverwaltung (FK) > Grabakte führen

Wählen Sie im WebGeBIS4 das Register Kommunale Anwendungen sowie in diesem das Friedhofkataster aus der Liste aus und klicken Sie anschließend auf . Wählen Sie in der Friedhofsverwaltung ggf. den entsprechenden Friedhof aus und klicken Sie auf das Menü Friedhof/Grabakte(n) verwalten. Suchen Sie mit Hilfe der Filtermöglichkeiten die gewünschte Grabakte und klicken Sie auf «Anlegen/Öffnen». Es wird die Übersicht der Grabakte geöffnet. Bitte wählen Sie das Kapitel Schriftverkehr im Informationsmanager (IM), d.h. in der Baumstruktur aus.

FK_Schriftverkehr-Grabakte
Abb. 1216 Schriftverkehr

Der Dialog "Angehängte Dokumente" Abb. 1216 gestattet es, die mit der Grabakte in Verbindung stehende aus- bzw. eingehende Korrespondenz durch Anhängen mit dieser zu verknüpfen und somit schnell verfügbar zu machen.

	-	Es ist dafür zu sorgen, dass sich der Speicherort angehängter Dokumente auf einem Server befindet.
	-	Da nur der Speicherort einer Datei und nicht die Datei selbst in der Datenbank gespeichert wird, darf die Datei nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden.

➢Dokument anhängen

➢Angehängtes Dokument löschen

➢Angehängtes Dokument betrachten

➢Liste drucken

Die meisten mit dem FK erzeugten Dokumente können durch Aktivierung der Option "Hinzufügen zu Schriftverkehr" bei ihrer Erzeugung als Link diesem hinzugefügt werden. Alle anderen Dokumente, egal ob aus- oder eingehend, können nachdem sie gespeichert sind wie nachfolgend beschrieben dem Schriftverkehr hinzugefügt werden.

1.Dokument anhängen

Durch Klicken auf gelangen Sie in den Datei-Öffnen-Dialog. Wählen Sie die anzuhängende Datei aus und klicken Sie auf «Öffnen». In dem sich öffnenden Dialog Abb. 1217 geben Sie als Kommentar bspw. den Titel des Dokuments ein, legen fest, ob es sich um aus-/eingehende Korrespondenz handelt, wählen das Datum aus und schließen diesen mit «OK».

FSM-BA-Schriftverkehr-Bemerkungen
Abb. 1217 Kommentar zur Korrespondenz erfassen

Es wird ein entsprechender Eintrag unter angehängte Dokumente erzeugt. Ob es sich um ein- bzw. ausgehende Korrespondenz handelt, wird durch die Symbole vor dem Datum signalisiert.

2.Angehängtes Dokument löschen

Um einen Eintrag und damit den Link zu einer Datei zu löschen, markieren Sie den Eintrag in der Liste und klicken auf . Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit «Ja».

3.Angehängtes Dokument betrachten

Wenn Sie sich den Inhalt einer angehängten Datei mit Hilfe des dafür eingestellten Standardprogramms anschauen wollen, markieren Sie diese und klicken auf . Die Datei wird mit einem für die Darstellung geeigneten Programm geöffnet. Sollte die verlinkte Datei verschoben, gelöscht oder der Dateiname geändert worden sein, so kann diese nicht gefunden werden und es wird folgende Meldung ausgegeben:

FSM-BA-Schriftverkehr-Fehler
Abb. 1218 Meldung bei fehlender Datei

4.Liste Drucken

Die Liste der im Schriftverkehr erfassten Dokumente nebst Kommentaren und Speicherort kann durch Klicken auf nach Excel exportiert und gespeichert und/oder gedruckt werden.