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Protokollieren Sie die Ergebnisse der durchgeführten Kontrolle/Maßnahme anhand Ihrer Aufzeichnungen auf dem Protokollvordruck oder aus anderen Quellen. Wie Sie ein Protokoll erstellen können, ist im Kap. "Protokolle anlegen" beschrieben.

 

 

Im Register Protokolle finden Sie auf der rechten Seite den Bereich "Protokolldaten" (s. Abb. 1418).

 

Abb. 1418 Ergebnisse der Kontrolle/Maßnahme erfassen

 

 

oWählen Sie Inspektionsart und Kontrolle aus, zu der Sie das Ergebnis protokollieren wollen (a).
Alternativ können Sie in der Liste der Kontrollen auf klicken, s.d. alle Kontrollen gem. der Protokollschwerpunkte eingefügt werden.

 

Abb. 1419 Protokollschwerpunkte

 

Sie brauchen diese anschließend nur der Reihe nach auswählen (Mehrfachauswahl von Elementen mit gleichen Ergebnissen ist ebenso möglich) und die Ergebnisse erfassen (b).

oWählen Sie das Durchführungsdatum und die Durchführungszeit der Kontrolle/Maßnahme aus und geben Sie im Feld "Anmerkungen" das festgestellte Ergebnis ein (Pflichteingabe). Sind weder Mängel festgestellt worden noch weitere notwendige Maßnahmen zu erfassen, übernehmen Sie die gemachten Angaben durch Klicken auf für den aktuellen Protokollschwerpunkt.
 

▪Option "Mangel festgestellt" = "nein"

Erfassen Sie ggf. für den Fall, dass weitere Maßnahmen notwendig sind, diese mit Hilfe des folgenden Dialogs
 

Abb. 1420 Ergebnisse protokollieren
 

–Wechseln Sie in das Register weiter notwendige Maßnahmen;

–Geben Sie im Feld "Bezeichnung" ein, welche Maßnahme durchzuführen erforderlich ist;

–Wählen Sie i.d.R. als Status "offen" aus (sollten gewisse Tätigkeiten während der Kontrolle zur teilweisen oder vollständigen Erfüllung der durchzuführenden Maßnahme erledigt worden sein, wählen Sie bitte den entsprechenden Status aus);

–legen Sie die Dringlichkeit fest;

–klicken Sie auf ;

–Änderungen einer notwendigen Maßnahme können Sie vornehmen, indem Sie diese markieren, Änderungen/Ergänzungen einarbeiten und abschließend auf klicken. Einträge können Sie durch Klicken auf löschen ;

–Wiederholen Sie diesen Vorgang, sofern mehrere Maßnahmen erforderlich sind;

–Die erfassten Informationen übernehmen Sie nach Variante (a) mit und bei Variante (b) durch Klicken auf .

 

Abb. 1421 Kontrollergebnis

 

▪Option "Mangel festgestellt" = "ja"

–Wechseln Sie in das Register Mängel;

 

Abb. 1422 Mängelliste

 

–Klicken Sie auf «Mängelliste anzeigen /bearbeiten», um Mängel erfassen zu können;

 

Abb. 1423 Dialog Mängelerfassung

 

–Geben Sie im Feld "Mangel" eine aussagekräftige kurze Mangelbeschreibung ein;

–Erfassen Sie die zur Mängelbeseitigung erforderlichen Maßnahmen:

❖Geben Sie im Feld "Bezeichnung" ein, welche Maßnahme durchzuführen erforderlich ist;

❖Wählen Sie i.d.R. als Status "offen" aus (sollten gewisse Tätigkeiten während der Kontrolle zur teilweisen oder vollständigen Erfüllung der durchzuführenden Maßnahme erledigt worden sein, wählen Sie bitte den entsprechenden Status aus);

❖legen Sie die Dringlichkeit fest;

❖klicken Sie auf ;

❖Änderungen einer notwendigen Maßnahme können Sie vornehmen, indem Sie diese markieren, Änderungen/Ergänzungen einarbeiten und abschließend auf klicken. Einträge können Sie durch Klicken auf löschen;

❖Wiederholen Sie diese Schritte, sofern weitere notwendige Maßnahmen erfasst werden müssen;

–Erfasste Mängel nebst Maßnahmen übernehmen Sie mit in die Liste, während Sie Änderungen durch Klicken auf übernehmen;

–Bei Notwendigkeit kann durch Klicken auf ein markierter Mangel gelöscht werden;

–Liegen Bilder oder andere Dokumente zu einem Mangel vor, dann markieren Sie dessen Eintrag und hängen diese durch Klicken auf an den Mangeleintrag an;

–Klicken Sie auf «Neu», sofern weitere Mängel erfasst werden müssen, und wiederholen Sie diese Schritte;

–Übernahme aller Mängel und schließen des Dialoges durch Klicken auf «Liste speichern»;

 

oWiederholen Sie die beschriebene Vorgehensweise solange, bis alle Kontrollen erfasst und protokolliert sind.

oWechseln Sie nach Auswertung.